jurnal de proiect fonduri structurale – ep.1 scrierea proiectului

un prieten și coleg de-al meu mi-a trimis urmatorul jurnal pe care l-a ținut de-a lungul scrierii, contractării și implementării unui proiect pe fonduri structurale. Din motive ușor de înțeles nu poate să-l publice pe blogul personal, și m-a rugat pe mine să fac acest lucru. Jurnalul este scris la persoana I însă mai multe din numele organizațiilor și oamenilor din jurnal sunt anonimizate. Jurnalul va fi publicat pe acest blog în mai multe episoade. Astăzi vă prezint primul episod – scrierea proiectului. Scopul acestui jurnal este să familiarizeze eventualii doritori cu haosul implementării proiectelor pe fonduri structurale în România.

”Fac parte dintr-o organizație non-profit și în același timp sunt și angajat al UPB. În cadrul organizației non-profit derulăm de ceva timp un proiect educativ de succes cu finanțare privată pe care am decis să-l extindem cu suport de la stat. Știam din surse sigure că va urma un call pe domeniul pe care lucrăm noi și că vor fi niște proiecte mari care se vor da foarte repede și că trebuie să fim pe fază. După o lungă așteptare, când aproape ne piedusem orice speranță a apărut și call-ul. Nici o surpriză. Deadline cam într-o lună pentru a pregăti proiecte de 500k-1500k Euro. Call-ul e făcut la mișto. Multe neclarități, formulare ambigue. De exemplu formularul de buget este incredibil – nu trebuie să spui nimic precis despre ce faci cu banii. După 2 săptămâni apare evident și corrigendum-ul. Câteva din erorile flagrante au fost corectate. Evident că pentru a fi la curent cu modificările trebuie să vizitezi zilnic site-ul organizației care se ocupă de call. Nu există alt mijloc de informare.

Partea bună este că acest call se potrivește foarte bine cu ce voiam noi să facem, așa că ne punem pe treabă. Primul pas – căutăm parteneri pentru proiect (existau contacte deja inițiate că altfel nu era nici o șansă) și căutăm o firmă profesionistă care să ne scrie proiectul. Fiind un proiect de mari dimensiuni am ajuns la concluzia că este mai bine să apelăm la o firmă de consultanță în acest scop pentru a avea mai multe șanse de reușită. După discuții cu mai multe astfel de firme am ajuns la următoarea concluzie: noi trebuie să scriem cea mai mare parte a materialelor – ideea, argumentarea, noi trebuie să facem rost de toate actele, ei fac bugetul și pun totul la un loc. Pentru aceste lucruri ni se cere 5% din valoarea proiectului în caz de reușită + (în unele cazuri) taxă de scriere de 1000-5000 euro. Presupunând că ni s-ar părea avantajos, beneficiarii proiectului fiind organisme publice nu aveam mijloacele legale pentru a da acești bani sau dacă ar exista teoretic mijloacele legale nu am avea timp să organizăm licitație în timpul necesar. Astfel până la urmă am decis să-l scriem noi.

Partenerii s-au strâns și ei destul de greu deși vorbisem în prealabil. Una din universitățile mari de la noi nu a arătat nici un interes pentru a participa la un proiect în beneficiul propriilor studenți așa că a trebuit să o eliminăm din plan. Am strâns 6 parteneri în total pentru care am obținut acte, descrieri și semnături pe acorduri de parteneriat în mai puțin de 2 săptămâni (mi se pare un record). A nu se înțelege că acești parteneri contribuie cu altceva la scriere. Tot noi, care am inițiat proiectul trebuie să ne ocupăm de scriere, ei primind proiectul de-a gata. Partea proastă cu aceste proiecte este că timpul investit pentru a scrie un astfel de proiect este destul de mare (cam o 10 om*zi) și recompensa poate fi 0.

În timpul scrierii am luat decizia (pe care o vom regreta ulterior) de a ținti un buget micuț – pe ideea că fondurile mari se distribuie politic și că dacă cerem un mizilic avem șanse mai mari să prindem proiectul.

După câteva săptămâni în care am pierdut o grămadă de timp cu hârțogăraie, cu aplicații web aproape complet neutilizabile (ca să modifici datele unui partener trebuie să refaci toată lista partenerilor…) și cu nopți nedormite am reușit să trimitem proiectul în timp util.

Despre anunțarea rezultatelor, contractare și implementare în episoadele viitoare.”

11 thoughts on “jurnal de proiect fonduri structurale – ep.1 scrierea proiectului”

  1. …da, din seria “concursul de tine joi si postul este ocupat de marti” – “c-asa-i in tenis”. Dar sunt o groaza de lucruri pe care nu le inteleg din fila de poveste de mai sus. De exemplu, cum poate acea universitate mare sa vrea sa fie partener, insa sa nu aiba nici un interes de a participa (intuiesc ca e vorba de Poli?); apoi, de ce partenerii nu trebuie sa participe la scrirea documentatiei si de ce primesc proiectul fara sa faca nimic; apoi, ideea ca “dacă cerem un mizilic avem șanse mai mari să prindem proiectul.” – daca jocurile politice sunt la moda si proiectul angreneaza parteneri grei (politici?) care nu fac nimic – oare nu ar fi o idee (usor de zis si greu de facut) ca autorul jurnalului sa se foloseasca de influenta ‘rechinilor mari’ din lista de partneri? in fine – sunt curioasa pana la urma cum s-a finalizat chestia asta.

  2. Intai de toate multumiri autorului pentru ca impartaseste si altora experienta sa. Totusi mi se pare interesant de observat faptul ca pe de o parte se considera ca scrierea proiectului ia foarte mult timp (10 zile*om), dar in acelasi timp se lasa impresia ca tarifele agentiilor pentru a face treaba asta e prea mare.

  3. @gabriela: universitatea respectiva (nu poli bucuresti) pur si simplu nu a dat nici un raspuns cand am invitat-o sa participe
    – prin primesc proiectul fara sa faca nimic se intelege ca nu participa la scriere – toata scrierea s-a facut intr-un loc. in general in domeniu se practica urmatoarea strategie – te duci la un consultant si ii spui de ce ai nevoie si iti scrie el proiectul.
    – sunt rechini mari si rechini si mai mari; cele mai mari proiecte la call-ul respectiv au fost castigate de agentii ale statului.

    @diana: pai pt 10zile*om cer min 1k Euro + cateva procente din proiect (pana la 5%). Tinand cont ca sunt proiecte de min 500k Euro suma devine marisoara

    @student(bagator de seama pe la firma de consultanta din cate am inteles de la Vlad): merci de feedback;

  4. dragul meu, am si eu o firma de consultanta.. i-am spus si lui vlad ca il pot ajuta dc va dori sa aplice pt ceva.. ideea este ca tu te zgarcesti sa platesti 5% din ceva care oricum nu e de la tine din buzunar. iar dc tu traiesti cu impresia ca poti sa faci la fel de bine ce fac niste oameni de ani de zile, te inseli. dar romanul se pricepe la fotbal si la politica si mai nou la scris proiecte. tot timpul aud tot felul de copii care au mai scris un proiect dar nu le place. pe bune, dc eu am o problema de it apelez la un polist, nu ma zgarcesc si nu ma apuc sa invat c++. nu te mai gandi ca 5% din 500k e mult, 95% din 500k e mult mai mult, mai mult decat 100% din nimic oricum. iar scopul tau e sa iei niste bani. pune in loc de 500k, 525k si nu te mai gandi atat. cat despre idee si argumentare, cum ai vrea sa ti -o faca consultantul? el ti-o corecteaza, normal, iti spune ce modificari s afaci, nu mai stai toata ziua sa te ocupi de birocratie, te ocupi strict de partea ta stiintifica.
    responsabilul de proiect esti tu, e normal ca ceilalti s anu munceasca, dar tu iti iei partea leului..

    succes anyway..

    cu voia lui vlad o sa mi fac reclama pe blog ul lui. care mai are nevoie de proiecte:
    stefan.ionescu@fonduri-ue.net
    0729 444555

  5. stefane, autorul argumenteaza in mod corect ca nu prea se gasesc mijloace legale prin care institutia de stat sa plateasca bani pentru scrierea unui proiect. Mai ales in cazul in care se cere taxa indiferent de rezultat.

  6. Vlad, se pot gasi modalitati de plata legale. este normal sa se plateasca scrierea efeciva a proiectului si sa existe si asa numita taxa d succes. repet, dc exista persoane interesate, noi ne luam comisioanele absolut legal.. pana la urma facem consultanta financiara..

  7. @autorul anonim: E normal ca la inceput sa ti se para greu, fie ca e proiect european sau national, si callurile nationale nu sunt neaparat scrise la bascalie, ci inca au probleme. Propunerile pareau la bascalie si in EU la primele Framework Programmes, dar intre timp au fost eliminate problemele majore, mai ales in partea financiara (unde trebuiau trasate reguli bune pentru ~30 de tari eligibile). Modalitatea legala de angajare a unei companii de consultanta cred ca ai identificat-o deja: o licitatie facuta din timp (deci stiut cu luni de zile inainte ca veti participa la un proiect). Tinand cont de datele de publicare ale callurilor la competitiile nationale, e nevoie de o foarte buna planificare si de o formulare desteapta a licitatiei.

    @stefan: E posibil ca o firma de consultanta sa ajute la scrierea de astfel de proiecte, dar am vazut si alternativa in care un grup/un laborator/o universitate isi fac propria unitate specializata pe scris proiecte. Adica inveti C++ cand stii ca o sa ai douazeci de clienti mari care vor vrea numai C++. Problema e ca atunci ar trebui sa existe un plan pe termen lung in care proiectele sa joace un rol important, iar oamenii care se antreneaza sa ajunga sa fie suficient de buni.

    1. greutz sa faci planificare cand ai timp de lucru 1 luna de la aparitia call-ului pana la deadline. merci de comentariu:)
      cat despre mici probleme la call-uri – sa vezi cum e la raportare:))

  8. @vlad: Asta ziceam si eu, ca e greu sa planifici. Dar daca stii ca vrei sa atragi bani pe o anumita tema, iti faci temele macar cat sa intelegi ce vrei tu si care sunt buzzwords si apoi pregatesti o propunere care sa fie gata sau in pregatire cand vine callul. Pana la urma, cu exceptia “rechinilor mari” toti au aceleasi probleme, iar tu trebuie sa iesi in fata lor (ca inteleg ca acesti rechini nu pot fi prinsi).

  9. ai timp doar o luna inainte de call uri pt ca nu esti informat din timp.. dc apelezi la o firma de consultanta.. o sa stii cu 2 luni inainte 🙂

Comments are closed.