jurnal proiect fonduri structurale – episodul 2 – contractarea

Nu stiu câți dintre voi iși amintesc primul episod din seria ”Jurnal de proiect pe fonduri structurale” scris de prietenul meu anonim. Va dau oricum linkul in caz ca ați uitat. Iată și episodul 2.

La mai puțin de o lună de la scrierea proiectului am aflat că l-am câștigat. Nu puteam să cred. Era un nou record de eficiență din partea unui organism al statului. Nu mi s-a mai întâmplat până acum să aud așa ceva. Proiectul părea foarte promițător și începusem să-mi fac griji că în pesimismul meu făcusem gantt-ul proiectului gândindu-mă că începe din septembrie (era martie când l-am scris). Se dăduseră indicații să facem gantt-ul ca și cum proiectul ar începe în iunie și îmi reproșam că nu am avut încredere în mecanismele statului. Mai mult de atât aveam și un ofițer de proiect remarcabil, unul dintre cei mai prietenoși și mai săritori funcționari publici pe care i-am cunoscut. 

Care va să zică eram în aprilie și eram primii câștigători ai unor proiecte structurale în acest domeniu. Entuziasmul și motivația erau la cele mai înalte nivele. Au început să vină însă niște mici cerințe suplimentare – acte semnate de la toți partenerii din toată țara. Le-am obținut într-un timp record (1 săptămână). După câteva săptămâni mai apare o cerință. O rezolvăm și pe aceea și mai așteptăm câteva săptămâni. Se face mai, se face iunie. Mai apar câteva cerințe minore pe care le rezolvăm destul de rapid și care sunt urmate de lungi perioade de tăcere. Se face iulie. Grijile mele pentru gantt începeau să se transforme. Fusesem prea optimist. Nu vedeam cum va începe proiectul în septembrie. Prin august, în mod subit suntem invitați să semnăm contractul. De ieri pe azi, în mijlocul vacanței, trebuia să aducem rectorul politehnicii să semneze un contract la autoritatea de management. Pentru a lămuri lucrurile la noi în general se duc contractele la un prorector, acesta le semnează și apoi se duc mai departe. Așa însă nu era bine pentru ei. Cu chiu cu vai am găsit un prorector disponibil să vină cu noi să semneze, dar nu putea să pună și ștampila pentru că nu avea voie să o scoată din instituție…

Proiect scris în martie, câștigat în aprilie, semnat în august. Lucrurile păreau să intre pe calea cea bună. Săptămânile de curierat prin București și zecile de mailuri și plicuri schimbate păreau să dea rezultate. Trece însă vacanța și nu se întâmplă nimic. În septembrie ni se spune că la nivelul guvernului nu s-a aprobat nu știu ce ordonanță și că nu au cum să dea banii. Perspectivele deveneau iar sumbre. Urmau alegerile și după alegeri urma epurarea politică obișnuită în instituțiile statului – care se blochează de obicei în acest interval. A venit și octombrie. În octombrie am avut câteva întâlniri cu un consilier al primului ministru care spunea că el crede că sunt mici șanse să se mai miște ceva anul acesta.

Surpriză însă, un telefon întâmplător dat pe 2 noiembrie la autoritatea de management aflăm că ni s-a trimis notificarea de demarare a proiectului cu 2 zile înainte. Evident însă că faxul se pierduse la rectorat:)

7 luni de la câștigarea proiectului. O grămadă de muncă și de alergătură neplătită de nimeni. Nervi consumați și timp irosit pentru a contracta un nenorocit de proiect care probabil într-o țară civilizată se contractează într-o săptămână (afirmație neverificată n.r.)

Ce putem să învățăm din această experiență? Că nu poți să pui nici o bază în instituțiile statului. Că aceste instituții sunt supra-aglomerate și timpul lor de răspuns este îngrozitor de mare. Că guvernul care trebuia să creeze cadrul pentru cheltuirea fondurilor europene din 2005-2006 nu a reușit să facă acest lucru nici la finalul lui 2008 (2 ani de la intrarea în uniune). Că poți să pleci cu cele mai bune intenții într-un astfel de proiect dar ți se pun atâtea frâne că îți vine să îți iei câmpii…

Și partea proastă este că cele mai mari neplăceri pe care le-am avut cu acest proiect de-abia urmează – în etapa de implementare.

Va urma.

jurnal de proiect fonduri structurale – ep.1 scrierea proiectului

un prieten și coleg de-al meu mi-a trimis urmatorul jurnal pe care l-a ținut de-a lungul scrierii, contractării și implementării unui proiect pe fonduri structurale. Din motive ușor de înțeles nu poate să-l publice pe blogul personal, și m-a rugat pe mine să fac acest lucru. Jurnalul este scris la persoana I însă mai multe din numele organizațiilor și oamenilor din jurnal sunt anonimizate. Jurnalul va fi publicat pe acest blog în mai multe episoade. Astăzi vă prezint primul episod – scrierea proiectului. Scopul acestui jurnal este să familiarizeze eventualii doritori cu haosul implementării proiectelor pe fonduri structurale în România.

”Fac parte dintr-o organizație non-profit și în același timp sunt și angajat al UPB. În cadrul organizației non-profit derulăm de ceva timp un proiect educativ de succes cu finanțare privată pe care am decis să-l extindem cu suport de la stat. Știam din surse sigure că va urma un call pe domeniul pe care lucrăm noi și că vor fi niște proiecte mari care se vor da foarte repede și că trebuie să fim pe fază. După o lungă așteptare, când aproape ne piedusem orice speranță a apărut și call-ul. Nici o surpriză. Deadline cam într-o lună pentru a pregăti proiecte de 500k-1500k Euro. Call-ul e făcut la mișto. Multe neclarități, formulare ambigue. De exemplu formularul de buget este incredibil – nu trebuie să spui nimic precis despre ce faci cu banii. După 2 săptămâni apare evident și corrigendum-ul. Câteva din erorile flagrante au fost corectate. Evident că pentru a fi la curent cu modificările trebuie să vizitezi zilnic site-ul organizației care se ocupă de call. Nu există alt mijloc de informare.

Partea bună este că acest call se potrivește foarte bine cu ce voiam noi să facem, așa că ne punem pe treabă. Primul pas – căutăm parteneri pentru proiect (existau contacte deja inițiate că altfel nu era nici o șansă) și căutăm o firmă profesionistă care să ne scrie proiectul. Fiind un proiect de mari dimensiuni am ajuns la concluzia că este mai bine să apelăm la o firmă de consultanță în acest scop pentru a avea mai multe șanse de reușită. După discuții cu mai multe astfel de firme am ajuns la următoarea concluzie: noi trebuie să scriem cea mai mare parte a materialelor – ideea, argumentarea, noi trebuie să facem rost de toate actele, ei fac bugetul și pun totul la un loc. Pentru aceste lucruri ni se cere 5% din valoarea proiectului în caz de reușită + (în unele cazuri) taxă de scriere de 1000-5000 euro. Presupunând că ni s-ar părea avantajos, beneficiarii proiectului fiind organisme publice nu aveam mijloacele legale pentru a da acești bani sau dacă ar exista teoretic mijloacele legale nu am avea timp să organizăm licitație în timpul necesar. Astfel până la urmă am decis să-l scriem noi.

Partenerii s-au strâns și ei destul de greu deși vorbisem în prealabil. Una din universitățile mari de la noi nu a arătat nici un interes pentru a participa la un proiect în beneficiul propriilor studenți așa că a trebuit să o eliminăm din plan. Am strâns 6 parteneri în total pentru care am obținut acte, descrieri și semnături pe acorduri de parteneriat în mai puțin de 2 săptămâni (mi se pare un record). A nu se înțelege că acești parteneri contribuie cu altceva la scriere. Tot noi, care am inițiat proiectul trebuie să ne ocupăm de scriere, ei primind proiectul de-a gata. Partea proastă cu aceste proiecte este că timpul investit pentru a scrie un astfel de proiect este destul de mare (cam o 10 om*zi) și recompensa poate fi 0.

În timpul scrierii am luat decizia (pe care o vom regreta ulterior) de a ținti un buget micuț – pe ideea că fondurile mari se distribuie politic și că dacă cerem un mizilic avem șanse mai mari să prindem proiectul.

După câteva săptămâni în care am pierdut o grămadă de timp cu hârțogăraie, cu aplicații web aproape complet neutilizabile (ca să modifici datele unui partener trebuie să refaci toată lista partenerilor…) și cu nopți nedormite am reușit să trimitem proiectul în timp util.

Despre anunțarea rezultatelor, contractare și implementare în episoadele viitoare.”

fonduri structurale in educatie (din nou)

anul acesta in martie m-am apucat sa scriu primul meu proiect cu scopul de a obtine finantare de la stat. primul proiect in sensul ca este primul pe care il initiez si il coordonez pentru ca din anul 4 cand am intrat prima oara in mediul ONG si pana acum am tot avut ocazia sa particip la scrieri de proiecte.

m-am apucat sa scriu proiectul pentru ca era foarte important pentru noi (facultate de A&C si respectiv ASPI) ca acest proiect sa fie finantat si pentru ca nu am gasit nici o oferta ok la firmele de consultanta pe care le-am abordat.

cu ajutorul extraordinar al catorva colegi proiectul a fost depus la timp si oarecum surprinzator (tinand cont de experienta mea) a fost declarat castigator. acest lucru s-a intamplat in aprilie. Din aprilie pana in august s-au tot completat acte la dosarul proiectului. Perioada a fost asa lunga mai mult sau mai putin din vina noastra.

Surpriza a fost cand am semnat contractul in august si am aflat cu stupoare (in septembrie) ca din cauza faptului ca normele metodologice pentru acordarea finantarii nu au fost realizate de persoanele responsabile (guvernul?) practic aceste proiecte nu pot sa inceapa. Pot sa speculez si sa mai adaug ca probabil daca nu au fost facute pana acum nici nu vor mai fi facute timp de 6 luni in care vor fi pe rand: campanie electorala, alegeri, epurare politica in structurile guvernului.

astfel putem privi in continuare cum atat de asteptatele si laudatele fonduri structurale care urmau sa puna pe roate economia si educatia din romania trec pe langa noi din motive pe care nu reusesc sa le inteleg.